Materi Kesekretariatan

MATERI KESEKRETARIATAN

Oleh: Riring Hasim

1. Pengertian Sekretaris

kata sekretaris berasal dari bahasa Latin, secretum yang artinya rahasia dan orang yang memegang rahasia tersebut dinamai secretarium atau secretarius. Dalam bahasa Prancis disebut secretaire dalam bahasa Belanda disebut secretaries dan dalam bahasa Inggris disebut secretary yang berasal dari kata secret, artinya rahasia. Sesuai dengan arti asalnya maka seorang sekretaris harus dapat menyimpan rahasia.

Menurut para ahli

1.      Braum dan Ramon dari Potugal, mendefinisikan Sekretaris :

“Secretary is an assistant to a chief who takes dictation, prepares correspondence, receivers visitors, checks of his official engagements or appointments, and performs many order related duties that increase the effectiveness of the chief “Seorang pembantu dari seorang kepala yang menerima pendiktean, menyiapkan surat-menyurat, menerima tamu-tamu, memeriksa atau mengingatkan kepalanya mengenai kewajibannya yang resmi atau perjanjiannya, dan melakukan banyak kewajiban lainnya yang berhubungan guna meningkatkan efektivitas dari kepala itu

2.      H.W. Fowler dan F.G. Flower: secretary : Person employed by another to assist in

correspondence, literary, getting information and other confindential matters. Official appointed by society or company or corporation and deal in the first intance with business. orang yag bekerja pada orang lain untuk membantu dalam korespondensi, pekerjaan tulis menulis, mendapatkan informasi dan masalah-masalah rahasia lainnya. pegawai yang ditunjuk oleh masyarakat atu perusahaan atau perserikatan untuk melakukan korespondensi, memelihara warkat-warkat, terutama yang berurusan dengan perusahaannya

3.      Louis C. Nanasay and William Selden

secretary : An officie employee who has a more resonpsible position than stenographer and who duties usually include taking and transcribing dictation, dealing with the public by answering the telephone, meeting callers and making appointments, and maintaining or filing records, letter etc. A Secretary acts as an administrative assistant or junior executive. Seorang pegawai kantor yang memiliki kedudukan lebih bertanggung jawab daripada seorang stenografer dan tugas-tugas biasanya penyalinan dikte, berurusan dengan masyarakat untuk menjawab telepon, mengundang untuk pertemuan, membuat perjanjian, memelihara atau mengarsipkan warakat-warkat, surat-surat dan lain-lain. Sekretaris sering bertindak sebagai seorang pembantu administrator atau sebagai pimpinan muda.

Secara professional, ada sejumlah syarat seorang sekretaris yang baik.

ü  Personality. Di antaranya sabar, tekun, disiplin, tidak cepat menyerah, berpenampilan baik, jujur, loyal, pandai berbicara, sopan dan bisa menjaga image perusahannya

ü  General Knowledge. Memiliki kemampuan memadai terhadap segala sesuatu perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi.

ü  Special knowledge. Memiliki pengetahuan yang berkaitan khusus dengan posisinya sebagai seorang sekretaris.

ü  Skill and technic, di antaranya meliputi kemampuan mengetik, koresponednsi, stenografi (sekarang bukan syarat mutlak) dan kearsipan.

ü  Practice, kemampuan melaksanakan tugas seharu-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll

Kesekretariatan adalah satuan organisasi yang melakukan rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan perkantoran dan bantuan lainnya yang dilaksanakan sebagai kegiatan penunjang supaya tujuan organisasi dicapai dengan lancar.

Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja.

B.     Kedudukan dan Peran Sekretaris Ruang Lingkup

·         Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.

·         Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern.

·         Menyelenggarakan rapat-rapat.

·         Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.

C.     Ruang Lingkup, Tugas dan Fungsi Sekretaris Tugas Administratif Kesekretariatan

1.      Memperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern.

2.      Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi.

3.      Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC).

D.    Fungsi Sekretaris

1.      Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.

2.      Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan.

3.      Sebagai pusat dokumentasi 

E.     Bagian-Bagian surat resmi

      Kop surat

      Tanggal

      Nomor

      Lampiran

      Perihal

      Alamat surat

      Salam pembuka

      Isi surat

      Salam penutup

      Pengiriman

      Tembusan

F.      Persuratan

Standar of procedure (sop) surat

      Surat Keluar tata cara penomoran surat : a/b.c.d/e/f/g/h/I keterangan : a : Nomor surat b : sifat c : kode fakultas d : kode jurusan e : bentuk f : Organisasi g : identitas lembaga h : bulan I : tahun dikeluarkannya surat (YYYY) a/b.c.d/e/himaks fe/kbm-ukip/d/e contoh : 01/I.03.03/SU/HIMaks fe/kbm-ukip/x/2011

      Surat Masuk Surat masuk dicatat dalam form pengisian surat masuk dengan urutan sesuai dengan tanggal masuk surat kemudian diarsipkan.

      Surat Mandat Diberikan kepada pengurus HMJ yang bertugas sebagai (project officer) suatu kegiatan

      Surat Tugas Diberikan kepada orang yang di kirim keluar mewakili kelembagaan.

      Surat Keterangan Diberikan apabila ada hal-hal yang membutuhkan surat keterangan.

      Surat Peringatan Diberikan kepada pihak-pihak dalam koordinasi HMJ yang melakukan pelanggaran

G.    Tigas dan Funsi dan batas-batas kedinasan

1.      Mewakili ketua apabila yang bersangkutan tidak hadir/tidak kuasa.

2.      Memberikan pelayanan teknis administratif.

3.      Membuat dan mendistribusikan undangan.

4.      Membuat daftar hadir rapat/pertemuan.

5.      Mencatat dan menyusun notulen rapat/pertemuan.

6.      Mengerjakan seluruh pekerjaan sekretariat, yakni mencakup:

7.      Mengadakan surat-menyurat serta pengarsipannya.

8.      Mengadakan dan mengelola daftar jama'ah/ustadz&sumber daya lainnya.

9.      membuat laporan organisasi (bulanan, triwulan, dan tahunan), termasuk musyawarah-musyawarah pengurus dan jamaah.

10.  Melaporkan dan mempertanggung-jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada ketua.

11.  Bertanggung jawab atas departemen kesekertariatan.

“ TINU LUPPA KIKKARESO NAKI GAPPA MINASANTA”